Rester concentré(e)s : nos astuces
Nous savons bien qu’il est très difficile de rester concentré(e)s sur toute une journée. Heureusement, les pauses sont là pour nous aider à nous recentrer et repartir sur de bonnes bases.
Mais que faut-il faire quand notre durée de concentration n’excède pas les 3 minutes ?
Est-il possible de pouvoir rester centré(e)s sur un sujet pendant plus de 30 minutes quand les distractions abondent ?
Comment faire pour réussir à se concentrer sur une seule et même tâche quand on sait que l’on doit tout faire en même temps ?
Voici quelques astuces qui pourront vous aider à rester concentré et à développer votre attention.
1. On arrête le multitasking et on ne fait qu’une chose à la fois
Difficile de se concentrer lorsqu’on passe un appel, tout en écrivant un e-mail et en ajoutant un collaborateur qui vient vous poser une question.
La première règle est de savoir poser des limites !
Si vous devez absolument passer cet appel, ne faites que ça. Ne réalisez aucune autre tâche durant votre conversation téléphonique.
Bien sûr, en tant qu’assistant(e), vous êtes souvent sollicité(e)s.
Aussi, si l’un de vos collaborateurs vient vers vous alors que vous êtes en train de passer un appel ou de réaliser une autre tâche, dites-lui que vous reviendrez vers lui à la suite de votre appel ou de vous envoyer sa demande par e-mail.
Une fois que tous vos collaborateurs auront compris que vous ne pouvez pas faire 3 choses en même temps, les interruptions ne se feront plus qu’en cas d’extrême urgence.
Pour vous aider dans l’organisation de vos tâches et connaître le degré de concentration que devez y accorder, n’hésitez pas à les classer par priorité.
2. Entre deux tâches, faites des pauses
Si vous souhaitez rester concentré(e)s, passer d’une tâche à l’autre sans césure n’est pas la bonne solution, aussi n’hésitez pas à faire des pauses entre-deux.
Inutile de faire des pauses de trente minutes entre chaque sujet de concentration. Mais parfois, s’accorder une à deux minutes de pause constructive avant d’attaquer un autre dossier est un bon moyen de remettre son esprit à zéro.
Vous avez fini votre appel et vous devez mettre un fichier à jour ? Faites une pause, classez les papiers sur votre bureau. Sortez et organisez tous les éléments dont vous aurez besoin pour mettre à jour votre fichier…
Ce moment de pause vous permet de redémarrer votre esprit et de le préparer la tâche suivante. Vous pourrez ainsi vous concentrer plus facilement, sans subir de stress ou de relâchement.
3. Fractionnez les tâches
Vous devez réaliser une tâche qui vous prendra beaucoup de temps ? Organisez-la !
Vous pouvez fractionner votre tâche en sous-tâches qui vous permettront de prendre du recul et d’avoir conscience de votre avancement.
Voici un exemple qui peut vous aider à décliner les actions à réaliser :
Vous devez classer les derniers dossiers et les mettre à jour.
- Sous-tâche 1 : faire deux piles de dossiers, ceux “à jour” et ceux “à mettre à jour”.
- Sous-tâche 2 : classer les dossiers “à jour”.
- Sous-tâche 3 : mettre à jour les dossiers de la seconde pile.
- Sous-tâche 4 : classer les dossiers nouvellement mis à jour.
- Sous-tâche 5 : mettre à jour votre fichier.
- Sous-tâche 6 : barrer cette tâche de votre To do list.
4. Pour les tâches importantes, restez au calme
Vous avez une tâche importante à réaliser qui va vous prendre du temps et que vous ne pouvez pas abandonner pour la reprendre demain ?
Évitez toute interruption qui pourrait briser votre concentration !
Pour y arriver, il existe plusieurs astuces :
- Isolez-vous si possible et demandez à ne pas être dérangé(e)s.
- Utilisez un casque audio pour montrer que vous n’êtes pas disponible et laissez un mot sur votre bureau pour ne pas être dérangé(e)s.
- Bloquez ce moment sur votre agenda et cochez la case “Indisponible”.
- Prévenez vos collaborateurs que vous ne devez pas être dérangé(e)s et demandez à ce que vos appels soient pris.
À vous de jouer !
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