Prioriser ses tâches : gagner du temps en restant efficace

En tant qu’assistant(e), vous avez un nombre de tâches récurrentes, définies, durant vos journées.

En revanche, difficile d’anticiper les demandes intempestives de vos supérieurs et collaborateurs et de les définir.
Pour réussir à vous organiser et à organiser vos tâches par importance et urgence, il existe une méthode que peut vous aider.

La matrice d’Eisenhower : classer les missions par importance et urgence

« Ce qui est important n’est pas toujours urgent et ce qui est urgent n’est pas toujours important. » D. D. Eisenhower

D.D. Eisenhower est connu pour avoir été le 34e président des États-Unis, il est aussi connu pour son organisation minutieuse.
Sa méthode, appelé La Matrice d’Eisenhower se présente comme suit :

Comme le dit Eisenhower, une tâche urgente n’est pas forcément importante.
Cependant, il est nécessaire de la traiter et de résoudre rapidement pour pouvoir de nouveau se pencher sur un sujet plus capital et auquel il faut donner toute son attention.

Le modèle d’Eisenhower se compose en quatre catégories qui vous donneront une idée du classement d’une tâche et vous aidera à trouver une solution pour la remplir.

Une tâche importante et non urgente

Selon le modèle d’Eisenhower, cette tâche doit être planifiée.
Vous savez qu’elle mérite toute votre attention et doit être travaillée dans ses moindres détails.
Bloquez-la dans votre agenda et prévoyez le temps nécessaire, voire un peu plus.

Par exemple : l’anniversaire de votre entreprise est important, aussi planifiez-le. Bien sûr ce n’est pas urgent, car ce n’est que dans un an.

Votre supérieur vous demande de revoir la méthode de classement dès que possible, c’est une tâche importante, mais non urgente. Planifiez-la et sur une plage horaire assez large pour vous laisser le temps de vous organiser.

Une tâche urgente et importante

Cette tâche est prioritaire, la matrice d’Eisenhower préconise de s’y pencher toutes affaires cessantes et de ne pas vous laisser distraire par d’autres demandes tant que celle-ci n’est pas résolue.

Par exemple : le dossier d’une personne a été perdu ou en partie détérioré. Il est urgent et important de le reconstituer et d’appeler cette personne pour récupérer les informations perdues.

Une tâche urgente, mais non importante

Toujours selon la matrice d’Eisenhower, il serait pertinent de déléguer cette tâche. Chose qui n’est pas forcément facile lorsqu’on travaille seul(e).
Aussi, considérez là comme une tâche urgente, importante de niveau deux. Si vous avez une tâche importante et urgente à réaliser dans votre journée, celle qui n’est pas importante passera au second plan.

Par exemple : vous devez envoyer un e-mail pour informer une personne que son dossier est prêt pour qu’elle vienne le consulter ou pour qu’elle prenne un rendez-vous.

Pour réaliser cette tâche, vous n’avez pas besoin de beaucoup de temps, cependant celle-ci est assez urgente.
Donnez-vous un moment en fin de matinée, avant la pause déjeuner ou en fin de journée pour le faire.

Une tâche non urgente et non importante

Selon le modèle d’Eisenhower, cette tâche peut être annulée ou non réalisée. Nous ne vous préconisons pas forcément d’annuler totalement cette tâche.

Néanmoins, si la procrastination sert à un moment, c’est bien dans ce cas de figure. Vous pourrez réaliser cette tâche dès que vous aurez le temps.

Comment catégoriser une tâche ?

La différence entre importante et urgente est parfois difficile à déterminer.

Voici notre manière de les classer :

Pour chaque tâche, n’hésitez pas à poser ces questions ou à vous les poser.

Définir l’importance des tâches :

• Si cette tâche n’était pas réalisée, quel avantage pourrait être perdu ?
• Si cette tâche n’était pas résolue, quelles seront les conséquences ?
• Ces avantages sont-ils plus considérables, les conséquences sont-elles plus nuisibles si cette tâche n’est pas réalisée, que pour les autres ?

Si c’est le cas, cette tâche est la plus importante.

Définir l’urgence des tâches :

• Un délai court entre-t-il en compte dans la perte d’avantages pour votre structure ?
• Quand les conséquences de la non-réalisation de cette tâche se feront-elles sentir ?

Vous devrez planifier votre tâche en fonction des réponses à ces deux questions.

Nous espérons que cet article vous aidera dans la priorisation de vos tâches et qu’il vous aidera à optimiser votre temps.

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