Fiche métier Secrétaire médicale et Assistant(e) médico-sociale

14/04/2022

Un centre médical a besoin de beaucoup de personnel pour s’assurer que tout fonctionne et que ses patients soient pris en charge le plus rapidement possible. Alors que les médecins et les infirmières sont importants, les secrétaires médicaux constituent l’épine dorsale du personnel des hôpitaux et des cliniques.

Chargés de diverses tâches pour soutenir le personnel médical majeur, les secrétaires médicaux aident les patients et assurent le fonctionnement des systèmes de santé en effectuant des tâches de secrétariat et d’administration. Avec une bonne rémunération et des perspectives d’évolution dans des postes similaires, la carrière de secrétaire médicale pourrait être parfait pour vous !

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Qu’est-ce qu’un(e) secrétaire médicale ?

Un(e) secrétaire médicale est un professionnel qui exerce des fonctions de secrétariat en utilisant des connaissances spécifiques de la terminologie et des procédures médicales. Essentiellement, la personne occupant ce type de poste gérerait le flux et le reflux quotidiens des patients qui visitent l’établissement médical. Certaines personnes occupant ce poste peuvent être chargées d’accueillir les patients et d’obtenir des informations de base importantes pour le médecin, tandis que d’autres peuvent percevoir des paiements ou gérer le personnel du bureau.

Les emplois dans le secteur de la santé sont en forte demande en ce moment, ce qui en fait le moment idéal pour poursuivre une carrière de secrétaire médicale. Les secrétaires médicales jouent un rôle important dans le secteur de la santé, aidant les médecins et autres praticiens médicaux dans leurs tâches quotidiennes. Si vous envisagez un emploi de secrétaire médical, continuez à lire pour déterminer si ce domaine vous convient.Dans cette fiche métier :

Que fait un(e) secrétaire médicale ?

Les secrétaires médicales font une variété de choses selon les besoins de leur service ou du personnel qu’ils soutiennent. Mais toutes les secrétaires médicales s’occupent des tâches administratives et de secrétariat, y compris, mais sans s’y limiter :

Saisir et corriger les fiches patients
Rédiger des procès-verbaux, assister et organiser des réunions
Organisation d’itinéraires de voyage pour les médecins, les directeurs et d’autres membres du personnel
Prendre des appels téléphoniques et des messages
Traitement des e-mails et autres formes d’affranchissement
Gestion des agendas médicaux
Créer, mettre à jour et gérer des tableurs et des bases de données médicales

En bref, s’il y a une tâche de soutien à faire pour le personnel de l’hôpital ou de la clinique, un(e) secrétaire médicale s’en chargera.

Quelles sont les missions d’un(e) secrétaire médicale ?

Le ou la secrétaire médical(e) effectuera des tâches de secrétariat en utilisant des connaissances spécifiques de la terminologie médicale et des procédures hospitalières, cliniques ou de laboratoire. Les tâches comprendront la planification des rendez-vous, la facturation des patients et la compilation et l’enregistrement des dossiers médicaux, des rapports et de la correspondance. Les missions de l’assistante médicale sont principalement :

Planifier et confirmer les rendez-vous de diagnostic des patients, les chirurgies et les consultations médicales.
Compiler et enregistrer les dossiers médicaux, les rapports et la correspondance à l’aide d’une machine à écrire ou d’un ordinateur personnel.
Répondre au téléphone et diriger les appels vers le personnel approprié.
Recevoir et acheminer les messages et les documents tels que les résultats de laboratoire au personnel approprié.
Accueillir les visiteurs, déterminer le but de la visite et les diriger vers le personnel approprié.
Interroger les patients afin de remplir des documents, des histoires de cas et des formulaires tels que des formulaires d’admission et d’assurance.
Tenir à jour les dossiers médicaux, la bibliothèque technique et les fichiers de correspondance.
Utiliser des équipements de bureau tels que des systèmes de messagerie vocale et utiliser un traitement de texte, un tableur et d’autres applications logicielles pour préparer des rapports, des factures, des états financiers, des lettres, des historiques de cas et des dossiers médicaux.
Transmettre la correspondance et les dossiers médicaux par courrier, e-mail ou fax.
Effectuer diverses tâches de bureau et administratives, telles que commander et maintenir un inventaire des fournitures.
Organiser les admissions à l’hôpital pour les patients.
Transcrire les messages enregistrés et les diagnostics et recommandations des praticiens dans les dossiers médicaux des patients.
Effectuer des tâches de comptabilité, telles que les crédits et les recouvrements, préparer et envoyer des états financiers et des factures, et tenir des registres financiers.
Remplir les formulaires d’assurance et autres formulaires de réclamation.
Préparer la correspondance et aider les médecins ou les scientifiques médicaux à préparer des rapports, des discours, des articles et des actes de conférence.

Les activités d’un(e) secrétaire médicale

Obtenir des informations – Observer, recevoir et obtenir des informations de toutes les sources pertinentes.
Communiquer avec les superviseurs, les pairs ou les subordonnés – Fournir des informations aux superviseurs, collègues et subordonnés par téléphone, sous forme écrite, par courrier électronique ou en personne.
Communiquer avec des personnes extérieures à l’organisation – Communiquer avec des personnes extérieures à l’organisation, représenter l’organisation auprès des clients, du public, du gouvernement et d’autres sources externes. Ces informations peuvent être échangées en personne, par écrit, par téléphone ou par e-mail.
Interaction avec des ordinateurs – Utilisation d’ordinateurs et de systèmes informatiques (y compris le matériel et les logiciels) pour programmer, écrire des logiciels, configurer des fonctions, saisir des données ou traiter des informations.
Établir et maintenir des relations interpersonnelles – Développer des relations de travail constructives et coopératives avec les autres et les maintenir au fil du temps.
Aider et prendre soin des autres – Fournir une assistance personnelle, des soins médicaux, un soutien émotionnel ou d’autres soins personnels à d’autres personnes telles que des collègues, des clients ou des patients.
Documenter/enregistrer des informations – Saisir, transcrire, enregistrer, stocker ou conserver des informations sous forme écrite ou électronique/magnétique.
Organisation, planification et hiérarchisation du travail – Développer des objectifs et des plans spécifiques pour hiérarchiser, organiser et accomplir votre travail.
Exécution d’activités administratives – Exécution de tâches administratives quotidiennes telles que la tenue de fichiers d’information et le traitement de documents.
Traitement des informations – Compilation, codage, catégorisation, calcul, tabulation, audit ou vérification d’informations ou de données.
Jouer pour ou travailler directement avec le public – Jouer pour des gens ou traiter directement avec le public. Cela inclut servir les clients dans les restaurants et les magasins, et recevoir des clients ou des invités.
Prendre des décisions et résoudre des problèmes – Analyser les informations et évaluer les résultats pour choisir la meilleure solution et résoudre les problèmes.
Mise à jour et utilisation des connaissances pertinentes – Se tenir à jour sur le plan technique et appliquer les nouvelles connaissances à votre travail.
Planification du travail et des activités – Planification des événements, des programmes et des activités, ainsi que du travail des autres.
Surveiller les processus, les matériaux ou l’environnement – Surveiller et examiner les informations provenant des matériaux, des événements ou de l’environnement, pour détecter ou évaluer les problèmes.
Interpréter la signification de l’information pour les autres – Traduire ou expliquer ce que signifie l’information et comment elle peut être utilisée.
Coordonner le travail et les activités des autres – Amener les membres d’un groupe à travailler ensemble pour accomplir des tâches.
Résoudre les conflits et négocier avec les autres – Traiter les plaintes, régler les différends et résoudre les griefs et les conflits, ou négocier autrement avec les autres.
Évaluer les informations pour déterminer la conformité aux normes – Utiliser les informations pertinentes et le jugement individuel pour déterminer si les événements ou les processus sont conformes aux lois, réglementations ou normes.
Identifier les objets, les actions et les événements – Identifier les informations en catégorisant, en estimant, en reconnaissant les différences ou les similitudes et en détectant les changements de circonstances ou d’événements.

Quelles sont les compétences d’un(e) secrétaire médicale ?

Un(e) candidat secrétaire médical qui réussit aura diverses compétences nécessaires pour exercer ses fonctions. Un candidat doit avoir d’excellentes compétences en communication écrite et verbale pour transmettre des informations à d’autres membres du personnel de soutien, visiter des patients et correspondre avec des compagnies d’assurance et d’autres professionnels et bureaux médicaux.

Certaines compétences qu’un(e) secrétaire médicale comprennent :

Écoute active – Accorder toute son attention à ce que les autres disent, prendre le temps de comprendre les points soulevés, poser des questions au besoin et ne pas interrompre à des moments inappropriés.
Compréhension de lecture – Comprendre des phrases écrites et des paragraphes dans des documents liés au travail.
Parler – Parler aux autres pour transmettre efficacement des informations.
Coordination – Ajustement des actions par rapport aux actions des autres.
Apprentissage actif – Comprendre les implications de nouvelles informations pour la résolution de problèmes et la prise de décision actuelles et futures.
Gestion du temps – Gérer son temps et celui des autres.
Instruire – Enseigner aux autres comment faire quelque chose.
Rédaction – Communiquer efficacement par écrit en fonction des besoins de l’auditoire.
Orientation vers le service – Recherche active de moyens d’aider les gens.
Stratégies d’apprentissage – Choisir et utiliser des méthodes et des procédures de formation/instruction appropriées à la situation lors de l’apprentissage ou de l’enseignement de nouvelles choses.
Perspicacité sociale – Être conscient des réactions des autres et comprendre pourquoi ils réagissent comme ils le font.

Quelles sont les responsabilités d’un(e) secrétaire médicale ?

Les tâches précises entreprises par un(e) secrétaire médicale diffèrent selon leur employeur, mais les responsabilités typiques comprennent :

Mise à jour des dossiers patients
Prise de rendez-vous pour les patients et organisation de l’horaire général de l’employeur
Traiter la correspondance et les questions générales des patients
Traiter les demandes des membres de la presse. Ceci s’applique particulièrement à ceux qui travaillent pour un établissement de recherche
Rédiger des lettres et les envoyer aux destinataires appropriés
Mettre en place un système de classement et le mettre à jour régulièrement
Remplir des formulaires complexes
Envoi d’échantillons pour des tests médicaux et, le cas échéant, acceptation d’échantillons pour des tests médicaux
Envoi des échantillons au service interne approprié de l’hôpital
Mise à jour des notes des patients avec des résultats de test précis
Téléphoner aux patients pour les informer des résultats des tests médicaux
Prise de rendez-vous avec les hôpitaux pour le compte des patients nécessitant des interventions médicales mineures
Effectuer de nombreuses tâches générales et personnelles pour l’employeur tout au long de la journée de travail
Entreprendre une recherche médicale sur un sujet particulier
Rédiger des rapports sur cette recherche
Présenter les résultats de la recherche à l’employeur et expliquer sa portée plus large

Quelles sont les qualités d’un(e) secrétaire médicale ?

Il est évident qu’en tant qu’assistant du personnel soignant, le ou la secrétaire médical doit acquérir une connaissance poussée du secteur via une formation adaptée. Outre ce savoir et les compétences en lien direct avec sa profession, le secrétaire médical doit aussi avoir un certain nombre de qualités humaines pour réussir dans ce métier et s’y épanouir au quotidien.

Un(e) secrétaire médical est tout d’abord une personne rigoureuse et organisée. C’est une nécessité absolue dans ce métier où l’on ne peut pas se permettre de se tromper de dossier ou de mal le classer !

C’est aussi quelqu’un de discret qui saura préserver le secret médical à tout prix et ne sera pas trop intrusif avec les patients. Être diplomate et d’une grande empathie permet de gérer des situations parfois compliquées et de mettre en confiance les patients et leurs familles.

Les secrétaires médicales qui réussissent ont les attributs personnels suivants :

Compréhension orale – La capacité d’écouter et de comprendre les informations et les idées présentées à travers des mots et des phrases parlés.
Expression orale – La capacité de communiquer des informations et des idées en parlant afin que les autres comprennent.
Clarté de la parole – La capacité de parler clairement pour que les autres puissent vous comprendre.
Ordre des informations – La capacité d’organiser des choses ou des actions dans un certain ordre ou modèle selon une règle ou un ensemble de règles spécifiques (par exemple, des modèles de chiffres, de lettres, de mots, d’images, d’opérations mathématiques).
Vision du détail – La capacité de voir les détails de près (à quelques pieds de l’observateur).
Reconnaissance vocale – La capacité d’identifier et de comprendre le discours d’une autre personne.
Compréhension écrite – La capacité de lire et de comprendre des informations et des idées présentées par écrit.
Expression écrite – La capacité de communiquer des informations et des idées par écrit afin que les autres comprennent.
Sensibilité aux problèmes – La capacité de dire quand quelque chose ne va pas ou est susceptible de mal tourner. Il ne s’agit pas de résoudre le problème, mais seulement de reconnaître qu’il y a un problème.
Attention sélective – La capacité de se concentrer sur une tâche pendant un certain temps sans être distrait.
Partage du temps – La capacité de basculer entre deux ou plusieurs activités ou sources d’information (telles que la parole, les sons, le toucher ou d’autres sources).

Où peut travailler un(e) secrétaire médicale ?

Le métier de secrétaire médicale s’exerce dans différents types de structures du secteur de la santé et des soins. Vous pouvez par exemple devenir secrétaire médicale au sein d’un hôpital, d’une clinique, d’un laboratoire d’analyse, d’un cabinet médical généraliste ou spécialisé ou encore au sein d’un EHPAD.

C’est un métier particulièrement recherché sur le marché de l’emploi. La demande de professionnel qualifiés augmente avec le vieillissement de la population, la hausse de l’espérance de vie et une préoccupation toujours plus importante pour la santé et le bien-être.

Ainsi, vous n’aurez pas de difficulté à trouver un emploi avec une formation de secrétaire médicale en poche ! Notamment si celle-ci s’effectue en alternance puisque votre expérience sur le terrain sera un véritable plus sur votre CV ! La grande majorité de nos étudiants sont recrutés au sein de leur entreprise d’accueil à l’issue de leur cursus.

Les institutions qui embauchent des assistants administratifs médicaux comprennent :

Les établissements d’enseignement
Les hôpitaux
Les cliniques privées
Les instituts de recherche
Les sociétés pharmaceutiques
Les laboratoires
Les compagnies d’assurance maladie
Les agences non gouvernementales.

Comment devient-on secrétaire médicale ?

Bien qu’il n’y ait pas de conditions d’entrée majeures pour devenir secrétaire médicale, la plupart des employeurs exigent :

Bonnes compétences en littératie et en numératie
La capacité de taper avec compétence, ainsi que d’utiliser des traitements de texte modernes
Compétences informatiques, telles que la compréhension de l’utilisation des réseaux cloud, l’expérience de Microsoft Excel, etc.

Chez ESAS Formation, nous vous proposons une formation au métier de secrétaire médicale en alternance d’un an, totalement financée par l’OPCA de votre structure d’accueil.

Durant cette formation, vous apprendrez le nécessaire pour exercer dans la structure de votre choix et accéder au métier de secrétaire médicale. Vous pourrez mettre en application vos connaissances acquises en temps réel au sein d’un cabinet médical, de radiologie, un laboratoire d’analyse ou encore en cabinet spécialisés comme la gynécologie, l’ophtalmologie… Vous pouvez également travailler en tant que secrétaire médicale hospitalière.

Nos formations sont reconnues par l’État, car elle possède le titre RNCP et sont reconnues auprès des professionnels du secteur. En un an, vous pourrez apprendre tout ce qui est nécessaire à votre future carrière de secrétaire médicale !

Combien de temps faut-il pour devenir secrétaire médicale ?

Selon le chemin que vous empruntez pour acquérir les qualifications nécessaires, il vous faudra peut-être quelques mois par an pour devenir secrétaire médicale du début à la fin. Cependant, les personnes motivées peuvent raccourcir ce temps et devenir secrétaires médicales encore plus rapidement. Certains prestataires de formation proposent des cours pouvant être complétés en seulement 6 semaines.

Quelle formation pour devenir secrétaire médicale ?

La plupart des employeurs exigent que les secrétaires médicaux aient un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent. Certains employeurs formeront des travailleurs ayant de bonnes compétences de bureau pour devenir secrétaire médical. Cependant, la plupart des employeurs préfèrent les candidats connaissant les procédures du cabinet médical et la terminologie médicale. Les collèges communautaires, les programmes de formation professionnelle et les écoles de commerce proposent des diplômes ou des certificats d’associé pour les secrétaires médicaux.

Quelles sont les perspectives de carrière d’un(e) secrétaire médicale ?

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, les secrétaires médicaux gagnent des salaires raisonnables pour leurs postes et leurs niveaux d’expérience. De plus, les secrétaires médicaux peuvent accéder à des emplois mieux rémunérés au fil du temps. Parce qu’elles sont exposées à une variété de compétences et de connaissances au cours de leur carrière, les secrétaires médicales peuvent éventuellement devenir :

Secrétaires principaux
Gestionnaires de bureau
Superviseurs administratifs
Responsables d’unité
Adjoints administratifs
Responsables de cabinet médical

Quel est le salaire d’un(e) secrétaire médicale ?

Le salaire d’un(e) secrétaire médico-social peuvent varier en fonction de leur poste, de leur niveau d’expérience et de tout certificat ou qualification qu’ils pourraient avoir et qui pourraient augmenter leur niveau de rémunération. Cependant, la secrétaire médicale moyenne gagne 1550 € par mois. Dans la tranche supérieure, les secrétaires médicales peuvent gagner jusqu’à 2200 € par mois.

De plus, les secrétaires médicaux ou l’assistance personnelle peuvent choisir de se déplacer dans des domaines connexes de l’administration médicale, tels que les dossiers de santé ou les ressources humaines. L’expérience et les relations que vous pouvez établir sont qu’un(e) secrétaire médicale peut même vous permettre de vous orienter vers des secteurs tels que la finance, les affaires, etc.

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FAQ du secrétariat médical

Quelle est la différence entre un assistant médical et un(e) secrétaire médicale ?

Bien qu’ayant de nombreuses missions similaires, les métiers d’assistant médical et de secrétaire médical comportent certaines différences.

Contrairement à la secrétaire médicale, l’assistant médical est une personne possédant une bonne connaissance des soins médicaux à apporter aux patients de la structure où il exerce.

Ainsi, le ou la secrétaire médicale ne doit pas manipuler les produits de soin ou les prélèvements. C’est aux assistants médicaux que revient cette tâche, ceux-ci ayant les connaissances nécessaires pour effectuer la préparation des objets de soins ou les analyses.

Les actualités du secrétariat médical

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Tout savoir sur la formation de secrétaire médicale

Le métier de secrétaire médicale et ses spécificités

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