Fiche métier Secrétaire juridique et Assistant(e) juridique

Les secrétaires juridiques et assistant(e)s juridiques jouent un rôle essentiel dans le système judiciaire. Chaque cabinet d’avocats ou encore cabinet d’huissiers a besoin d’une bonne secrétaire juridique pour fonctionner correctement. Ces professionnels, spécialisés dans le milieu juridique, assument des tâches de secrétariat et d’assistanat administratif nécessitant une connaissance spécifique du droit. Apprenez-en plus sur le métier de secrétaire juridique, ses missions, son salaire et son évolution professionnelle. 

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Qu’est-ce qu’une secrétaire juridique ?

Un(e) secrétaire juridique est un(e) assistant(e) qui fournit un soutien administratif aux avocats, aux notaires, aux cadres juridiques et à d’autres types de professionnels du droit dans un cabinet d’avocats, un service juridique ou une salle d’audience. S’il ne travaille pas en cabinet, le secrétaire juridique en entreprise est plutôt tourné vers des questions liées au droit social (droit du travail, gestion des ressources humaines…) et au droit des sociétés.

Le greffier de l’avocat ou le secrétaire du tribunal sont des titres alternatifs utilisés pour décrire le même rôle.

Le travail d’un(e) secrétaire juridique consiste ainsi à aborder différentes problématiques juridiques en rassemblant les informations nécessaires à la prise de décision tout en faisant preuve d’une grande discrétion.

En effet, un(e) secrétaire juridique peut être amené à travailler sur des dossiers sensibles !

En fonction de la structure dans laquelle il/elle est employé(e), le secrétaire juridique peut assister à des procès ou négociations pour lesquels il devra rédiger des comptes-rendus.

Que fait un(e) secrétaire juridique ?

Les secrétaires juridiques effectuent une gamme de tâches administratives, de secrétariat et de bureau pour soutenir les avocats ou les équipes juridiques et s’assurer que le lieu de travail fonctionne bien et efficacement. Les tâches varient selon l’employeur, mais elles comprennent généralement les éléments suivants :

• Préparer, dactylographier et classer des documents juridiques, tels que des testaments, des contrats et des citations à comparaître
• Gérer la correspondance et répondre aux demandes des clients en personne, par courriel ou par téléphone
• Organisation d’agendas, prise de rendez-vous et organisation de réunions
• Saisie audio à partir d’une dictée numérique, transcription d’entretiens et réalisation de recherches juridiques
• Recueillir les informations requises pour les cas, tels que les rapports d’accident ou les dossiers juridiques
• Numérisation, photocopie et télécopie

Pour résumer, une secrétaire juridique exerce des fonctions essentielles qui permettent aux professionnels du droit de se concentrer sur les besoins de leurs clients.

Quelles sont les missions d’un(e) secrétaire juridique ?

Il ou elle travaille généralement au sein d’un cabinet d’avocats ou d’autres professions juridiques comme les huissiers ou bien les notaires. Il existe également des débouchés pour ce métier en tant qu’assistant juridique en entreprise et administration. Dans ce cadre, l’assistant(e) juridique sera employé au sein des services juridiques ou ressources humaines (RH) le plus souvent.

Le cœur du métier d’assistant juridique est d’assister un juriste dans ses tâches quotidiennes. C’est pourquoi ce travail nécessite d’être à la fois formé sur le volet assistanat / secrétariat, mais aussi de maîtriser l’environnement juridique. Les missions de l’assistante juridique sont principalement :

• Préparer et traiter les documents et documents juridiques, tels que les assignations, les citations à comparaître, les plaintes, les appels, les requêtes et les accords préalables au procès.
• Envoyez par la poste, télécopiez ou organisez la livraison de la correspondance juridique aux clients, aux témoins et aux fonctionnaires de la cour.
• Recevoir et passer des appels téléphoniques.
• Planifier et prendre des rendez-vous.
• Faire des photocopies de la correspondance, des documents et autres imprimés.
• Organiser et maintenir des bibliothèques de droit, des documents et des dossiers de cas.
• Aider les avocats à collecter des informations telles que les dossiers d’emploi, médicaux et autres.
• Assistez à des réunions juridiques, telles que des entretiens avec des clients, des audiences ou des dépositions, et prenez des notes.
• Rédigez et tapez des mémos de bureau.
• Examiner les publications juridiques et effectuer des recherches dans les bases de données pour identifier les lois et les décisions de justice pertinentes aux affaires en cours.
• Soumettre des articles et des informations provenant de recherches à des avocats pour examen et approbation d’utilisation.

Les activités d’un(e) secrétaire juridique 

• Interaction avec des ordinateurs – Utilisation d’ordinateurs et de systèmes informatiques (y compris le matériel et les logiciels) pour saisir des données ou traiter des informations.
• Exécution d’activités administratives – Exécution de tâches administratives quotidiennes telles que la tenue de fichiers d’information et le traitement de documents.
• Obtenir des informations – Observer, recevoir et obtenir des informations de toutes les sources pertinentes.
• Communiquer avec des personnes extérieures à l’organisation – Communiquer avec des personnes extérieures à l’organisation, représenter l’organisation auprès des clients, du public, du gouvernement et d’autres sources externes. Ces informations peuvent être échangées en personne, par écrit, par téléphone ou par e-mail.
• Communiquer avec les superviseurs, les pairs ou les subordonnés – Fournir des informations aux superviseurs, collègues et subordonnés par téléphone, sous forme écrite, par courrier électronique ou en personne.
• Organisation, planification et hiérarchisation du travail – Développer des objectifs et des plans spécifiques pour hiérarchiser, organiser et accomplir votre travail.
• Documenter & enregistrer des informations – Saisir, transcrire, enregistrer, stocker ou conserver des informations sous forme écrite ou électronique/magnétique.
• Surveillance et contrôle des ressources – Surveillance et contrôle des ressources et supervision des dépenses.
• Traitement des informations – Compilation, codage, catégorisation, calcul, tabulation, audit ou vérification d’informations ou de données.
• Mise à jour et utilisation des connaissances pertinentes – Se tenir à jour sur le plan technique et appliquer les nouvelles connaissances à votre travail.
• Établir et maintenir des relations interpersonnelles – Développer des relations de travail constructives et coopératives avec les autres et les maintenir au fil du temps.
• Planification du travail et des activités – Planification des événements, des programmes et des activités, ainsi que du travail des autres.

Quelles sont les perspectives de carrière d’un(e) secrétaire juridique ?

Devenir secrétaire juridique peut ouvrir la voie à des avancements de carrière à l’intérieur et à l’extérieur du domaine juridique. Vous pouvez devenir un assistant juridique personnel ou exécutif, qui est un rôle similaire mais qui s’accompagne de responsabilités plus difficiles, souvent mieux rémunérées. Vous pouvez également poursuivre une autre carrière en tant que parajuriste ou avocat grâce à l’expérience ou à la formation continue. Enfin, vous pouvez transférer vos compétences pour devenir chef de bureau, secrétaire ou assistant personnel dans d’autres secteurs.

L’évolution de carrière d’un(e) secrétaire juridique dépendra de la taille de la structure qui l’emploie ainsi que de son niveau de diplôme. Il est possible, en cours de carrière, de passer des examens ou concours afin de devenir clerc de notaire ou bien greffier. Après quelques années d’expérience en entreprise, il est également possible de se lancer en tant que secrétaire juridique indépendant.

Quelle formation pour devenir secrétaire juridique ?

Le métier d’assistante juridique vous tente ? Il va vous falloir passer une formation qui vous permettra d’acquérir cette double compétence en gestion administrative et dans le domaine droit. ESAS, en tant qu’école spécialisée dans la formation d’assistante juridique et reconnue par les professionnels du secteur, vous propose d’intégrer une formation d’assistante juridique en alternance sur un an.

L’avantage de cette formation ? Elle est non seulement rémunérée, mais gratuite puisqu’elle est entièrement prise en charge par l’OPCA de l’entreprise dans laquelle vous serez en alternance. Ce serait dommage de passer à côté de cette chance de devenir secrétaire juridique dans ces conditions non ?

Comment devient-on secrétaire juridique ?

Bien qu’il n’y ait pas d’exigences minimales d’entrée standard dans l’industrie, la plupart des emplois de secrétaire juridique exigent de bonnes notes, en particulier en anglais et en mathématiques. Cependant, certains employeurs peuvent demander un diplôme universitaire, une certification ou une expérience antérieure. Vous pouvez choisir entre quatre parcours pour obtenir les qualifications nécessaires pour devenir secrétaire juridique :

• Suivre une formation en secrétariat juridique
• Réaliser un apprentissage en droit
• Débuter en tant que secrétaire ou assistant administratif
• Obtenir un poste junior dans un cabinet d’avocats

Chacun de ces parcours vous aidera à acquérir des connaissances, des compétences et une expertise technique précieuses pour poursuivre et faire avancer votre carrière juridique.

Combien de temps faut-il pour devenir secrétaire juridique ?

Cela prend entre quelques semaines et plus d’un an, la durée dépend de la façon dont vous vous y prenez pour devenir secrétaire juridique. Les cours peuvent être aussi courts que 8 semaines, tandis que les apprentissages peuvent durer jusqu’à 18 mois. Les diplômés ayant de bonnes compétences en informatique peuvent être en mesure d’obtenir des postes juniors en moins d’un mois. Si vous avez déjà de l’expérience dans le secrétariat, vous n’aurez peut-être besoin que de quelques jours pour décrocher un emploi de secrétaire juridique si vous avez de la chance de votre côté.

Où peut travailler un(e) secrétaire juridique ?

Ce ne sont pas seulement les cabinets d’avocats et les cabinets d’huissiers qui s’appuient sur les compétences et les services de bon(ne)s secrétaires juridiques ! Ces derniers ont une grande marge de manœuvre pour choisir un environnement de travail qui leur convient le mieux. Certains des endroits où vous trouverez une secrétaire juridique sont :

• Les cabinets d’avocats
• Les cabinets d’huissiers
• Les cour de justice
• Les services juridiques dans les grandes entreprises et organisations
• Les transporteurs agréés
• Les autorités locales
• Les agences immobilières
• Les banques

Quelles sont les qualités d’un(e) secrétaire juridique ?

Les secrétaires juridiques qui réussissent ont les attributs personnels suivants :

• Compréhension orale – La capacité d’écouter et de comprendre les informations et les idées présentées à travers des mots et des phrases parlés.
• Expression orale – La capacité de communiquer des informations et des idées en parlant afin que les autres comprennent.
• Clarté de la parole – La capacité de parler clairement pour que les autres puissent vous comprendre.
• Reconnaissance vocale – La capacité d’identifier et de comprendre le discours d’une autre personne.
• Ordre des informations – La capacité d’organiser des choses ou des actions dans un certain ordre ou modèle selon une règle ou un ensemble de règles spécifiques (par exemple, des modèles de chiffres, de lettres, de mots, d’images, d’opérations mathématiques).
• Compréhension écrite – La capacité de lire et de comprendre des informations et des idées présentées par écrit.
• Expression écrite – La capacité de communiquer des informations et des idées par écrit afin que les autres comprennent.
• Vision du détail – La capacité de voir les détails de près (à quelques mètres de l’observateur).
• Attention sélective – La capacité de se concentrer sur une tâche pendant un certain temps sans être distrait.

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Quelles sont les responsabilités d’un(e) secrétaire juridique ?

Les responsabilités du secrétaire juridique peuvent inclure :

• Préparer les rapports, les actes et les documents juridique
• Gérer la facturation
• Réserver et coordiner les voyages
• S’occuper des budgets financiers et des réconciliations
• Organiser les conférences téléphoniques et autres réunions
• Gérer l’ensemble de la base de données clients

Quelles sont les compétences d’un(e) secrétaire juridique ?

Ce professionnel du secrétariat doit bien sûr maîtriser l’ensemble des outils de bureautique, mais également être à l’aise avec le vocabulaire juridique et les différentes procédures. Sa discrétion lui permet de respecter strictement la confidentialité nécessaire à ce secteur et à ce poste.

Il doit également être doté d’une excellente expression écrite et orale et savoir bien présenter. C’est un métier de contact qui nécessite également des capacités relationnelles et d’adaptation ainsi qu’une grande disponibilité.

Pour devenir secrétaire juridique, on vous demandera aussi de fortes capacités d’organisation et d’initiative ainsi qu’une grande autonomie. Enfin, il sera souvent demandé au secrétaire juridique de maîtriser au minimum une langue étrangère. Pour être secrétaire juridique, vous devez avoir les compétences suivantes :

• Compréhension de lecture – Comprendre des phrases écrites et des paragraphes dans des documents liés au travail.
• Écoute active – Accorder toute son attention à ce que les autres disent, prendre le temps de comprendre les points soulevés, poser des questions au besoin et ne pas interrompre à des moments inappropriés.
• Gestion du temps – Compétences exceptionnelles en matière d’organisation, de communication et de gestion du temps (gérer son temps et celui des autres).
• Rédaction – Communiquer efficacement par écrit en fonction des besoins de l’auditoire.
• Parler – Parler aux autres pour transmettre efficacement des informations.
• Apprentissage actif – Comprendre les implications de nouvelles informations pour la résolution de problèmes et la prise de décision actuelles et futures.
• Stratégies d’apprentissage – Choisir et utiliser des méthodes et des procédures de formation/d’instruction appropriées à la situation lors de l’apprentissage ou de l’enseignement de nouvelles choses.
• Jugement et prise de décision – Tenir compte des coûts et avantages relatifs des actions potentielles pour choisir la plus appropriée.
• Coordination – Ajustement des actions par rapport aux actions des autres.
• Pensée critique – Utiliser la logique et le raisonnement pour identifier les forces et les faiblesses des solutions alternatives, des conclusions ou des approches aux problèmes.
• Perspicacité sociale – Être conscient des réactions des autres et comprendre pourquoi ils réagissent comme ils le font.
• Transcription – Capacité de copier et de typer l’audio avec une grande précision à grande vitesse
• Logiciels – Maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel et Outlook
• Anglais – Excellentes compétences en anglais oral et écrit
• Connaissances fondamentales – Connaissance adéquate du système juridique, des procédures et de la terminologie.

De plus, les employeurs recherchent des compétences non techniques (ou soft skills) chez les candidats potentiels, qui incluent souvent :

• Poli, amical et professionnel
• Discret, digne de confiance et fiable
• Capacité à travailler sous pression et dans les délais
• Bonne attention aux détails 

Quel est le salaire d’un(e) secrétaire juridique ?

On estime que le salaire d’un(e) secrétaire juridique débutant se situe entre 1536 et 1800 € bruts mensuels. Celui-ci dépend de la structure dans laquelle il est employé ainsi que sa qualification (diplômes et expérience). C’est pourquoi il est particulièrement intéressant de suivre une formation au métier de secrétaire juridique en alternance puisque vous pourrez à la fois développer vos compétences et pratiquer votre futur métier !

Qu’est-ce qui rend le métier de secrétaire juridique unique ?

Ce qui fait la grande richesse de ce métier c’est la polyvalence demandée. En effet, comme nous l’avons vu plus haut, les missions sont larges. De la préparation des dossiers juridiques, à leur suivi et gestion en passant par la veille sur les textes de lois et jurisprudence… Au niveau des notions juridiques abordées, l’assistant juridique peut aussi bien traiter des questions liées au droit des sociétés, au contentieux mais aussi au droit social. Une chose est sûre, vous n’allez pas vous ennuyer en exerçant ce métier d’assistant juridique !

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FAQ du secrétariat juridique

Une secrétaire juridique a-t-elle besoin d’un diplôme ? 

Non, vous n’avez pas besoin d’un diplôme pour devenir secrétaire juridique. Néanmoins, l’obtention d’un certificat vous aide à acquérir les connaissances et les compétences nécessaires à la profession. Cela augmente également vos chances de décrocher un emploi.  

Pouvez-vous être secrétaire juridique sans expérience ? 

Oui, vous pouvez être secrétaire juridique avec peu ou pas d’expérience en suivant un cours, en effectuant un apprentissage ou même en obtenant un poste junior avec de bonnes notes et d’excellentes compétences administratives. 

Est-ce stressant d’être secrétaire juridique ? 

Oui, cela peut être très stressant. Vous avez plus à vous soucier que la lourde charge de travail, car les erreurs peuvent entraîner de graves répercussions pour les clients, les avocats ou les clients. 

Une secrétaire juridique est-elle une bonne carrière ? 

Oui, c’est une profession bien rémunérée qui nécessite une formation et une expérience minimales pour entrer. Les cabinets d’avocats et les avocats apprécient les bonnes secrétaires juridiques, montrant leur appréciation avec des augmentations, des primes et des avantages. 

Est-ce qu’un(e) secrétaire juridique est la même chose qu’un(e) parajuriste ? 

Non, bien que beaucoup confondent les deux termes. Une secrétaire juridique remplit des fonctions administratives telles que l’organisation de réunions, tandis qu’un parajuriste effectue un travail juridique, tel que l’audition de témoins.

Les actualités du secrétariat juridique

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Tout savoir sur la formation de secrétaire juridique

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Le métier de secrétaire juridique et ses spécificités

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