Fiche métier Secrétaire de direction et Assistant(e) de direction

Les assistants de direction, tout comme les assistants administratifs et les secrétaires, soutiennent le travail de quelqu’un d’autre en s’occupant ou en supervisant les tâches de bureau. En revanche, un assistant de direction est spécifiquement un membre du personnel de bureau affecté à un cadre supérieur. Cela implique de superviser et de former d’autres membres du personnel de bureau et de s’attaquer à des tâches dont la mauvaise gestion pourrait avoir un effet dramatique sur le succès d’une entreprise.

Découvrez toutes les informations sur le métier d’assistant(e) de direction dont vous avez besoin pour vous projeter dans cette carrière avec la fiche métier de secrétaire/assistant(e) de direction d’ESAS.

Qu’est-ce qu’un(e) assistant(e) de direction ?

Un assistant de direction est un employé qui fournit un soutien administratif de haut niveau aux cadres, comme la prise d’appels, la planification de réunions, la gestion des demandes des cadres et d’autres tâches de bureau. Ils peuvent également superviser les fonctions de bureau et superviser les employés de bureau de niveau inférieur.

Quelles sont les missions et responsabilités d’une assistant(e) de direction ? 

Le travail d’assistant(e) de direction nécessite généralement la capacité d’effectuer les tâches suivantes :

• Tenir à jour l’agenda de l’exécutif et aider à planifier les rendez-vous, les réunions du conseil d’administration, les conférences, etc.
• Assister aux réunions et rédiger des procès-verbaux
• Recevoir et filtrer les appels téléphoniques et les rediriger le cas échéant
• Traiter et prioriser toutes les correspondances sortantes ou entrantes (e-mails, courriers, colis, etc.)
• Organiser les déplacements des cadres selon les activités
• Gérer les documents confidentiels en veillant à ce qu’ils restent sécurisés
• Préparer des factures ou des états financiers et fournir une aide à la tenue de livres
• Surveiller les fournitures de bureau et négocier les conditions avec les fournisseurs pour garantir les commandes les plus rentables
• Maintenir des dossiers électroniques et papier en veillant à ce que les informations soient organisées et facilement accessibles
• Mener des recherches et préparer des présentations, des rapports ou des comptes rendus selon les attributions

Certaines des tâches de la secrétaire de direction sont les mêmes que celles exercées par les secrétaires de bureau : passer et recevoir des appels téléphoniques ; envoyer des mémos, des courriels et des lettres au nom de l’exécutif ; recevoir des visiteurs ; gestion des horaires ; etc.

Les assistants de direction agissent comme des gardiens, prenant des décisions sur qui a accès à l’exécutif et quelles informations l’exécutif reçoit.

Ils mènent souvent des recherches et préparent des rapports qui influencent la politique de l’entreprise. Ces responsabilités signifient que les assistants de direction doivent bien comprendre le travail de leur employeur. En conséquence, ces travailleurs peuvent également agir comme agent de liaison entre l’exécutif et le reste du personnel de bureau.

Quelles sont les compétences d’un(e) assistant(e) de direction ? 

Voici une liste des compétences qui sont généralement demandées aux assistant(e)s de direction : 

• Expérience avérée en tant que secrétaire de direction ou rôle administratif similaire
• Maîtrise de MS Office et des logiciels de « back-office » 
• Connaissance approfondie de la gestion de bureau et des procédures comptables de base ainsi que du vocabulaire technique de l’industrie pertinente
• Connaissances en droit des affaires, en gestion administrative et commerciale
• Familiarité avec les méthodes de recherche de base et les techniques de rapport
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
• Excellentes capacités de communication et de négociation
• Intégrité et confidentialité

Quelles sont les qualités d’un(e) secrétaire de direction ?

• Compétences en communication : les assistants de direction servent souvent de gardiens, décidant quels messages et quels visiteurs ou appelants doivent aller directement à leur employeur et lesquels doivent être redirigés ou traités d’une autre manière. Cela implique la capacité de glaner rapidement des informations auprès de ceux qui demandent du temps à leur patron.
• Gestion du temps : Quiconque gère le temps d’une autre personne, comme le font souvent les assistants de direction pour leurs patrons, doit également être doué pour gérer son propre temps et développer une organisation irréprochable.
• Fiabilité : les assistants de direction ont souvent accès à des informations sensibles, et les cadres pour lesquels ils travaillent doivent leur faire entièrement confiance afin qu’ils soient aussi efficaces que possible dans leur travail.
• Multitâche : les assistants de direction gèrent régulièrement plus d’une tâche à la fois tout en gardant un œil sur les horaires de leurs patrons et en les gardant sur la bonne voie.
• Aisance orale et sociabilité : les assistants de direction doivent avoir le sens du contact, être à l’écoute des besoins de chacun(e)s et savoir rendre service si nécessaire

Quel est le salaire d’un(e) assistante de direction ?

Les assistant(e)s de direction ont gagné un salaire annuel médian de 39 000 €.

• Salaire annuel médian : 39 000 €
• Salaire annuel des 10 % supérieurs : 54 000 €
• Salaire annuel des 10 % inférieurs : 24 000 €

Quel est l’environnement de travail d’une secrétaire de direction ? 

Les assistants de direction travaillent généralement dans un bureau et interagissent avec les visiteurs, les appelants et d’autres cadres en plus de leurs propres managers, patrons, directeurs ou dirigeants. Le travail peut être rapide et exigeant, et le rôle exige parfois que les assistants de direction disent non aux personnes qui ne veulent pas accepter un non comme réponse. Les perspectives d’emploi sont nombreuses et il n’est pas difficile de trouver des postes près de chez soi.

Quels sont les horaires de travail d’une secrétaire de direction ? 

Les heures suivent souvent celles d’une semaine de travail typique. Cependant, les cadres qui travaillent tard s’attendent parfois à ce que leurs secrétaires de direction soient également disponibles après les heures.

Quelle formation pour devenir secrétaire de direction ou assistant(e) de direction ?

Le métier de secrétaire de direction vous tente ? Il va vous falloir passer une formation qui vous permettra d’acquérir les compétences et développer les qualités requises pour exercer ce métier. ESAS, en tant qu’école spécialisée dans le secteur du secrétariat et reconnue par les professionnels du secteur, vous propose d’intégrer une formation d’assistante de direction en alternance sur un an (niveau bac +2). L’avantage de cette formation ? Elle est non seulement rémunérée, mais gratuite puisqu’elle est entièrement prise en charge par l’OPCA de l’entreprise dans laquelle vous serez en alternance. Ce serait dommage de passer à côté de cette chance de devenir assistant(e) de direction dans ces conditions, non ?

Vous souhaitez commencer une formation dans le secrétariat ou l’assistanat ? Découvrez nos formations en alternance à Paris :