Comment améliorer la communication avec son patron pour un travail plus efficace

L’un des problèmes les plus courants parmi les professionnels de l’administration tels que les assistant(e)s de direction et leurs cadres est le fait d’être déconnecté.

Au cours des 30 dernières années, nous avons entendu tous les scénarios de déconnexion que les assistants ont vécus : l’exécutif ne touche pas la base, les cadres et les assistants ont des styles de communication différents, l’exécutif n’est pas organisé dans ses pensées et ne transmet pas efficacement les informations, etc.

Collaborer en équipe est déjà assez difficile lorsque vous travaillez ensemble et que tout fonctionne normalement.

Cependant, travailler à distance ou dans un environnement sous pression peut entraîner des déconnexions potentielles, ce qui peut être extrêmement contre-productif, voire nuire grandement à l’efficacité globale du travail. Il est donc important de mettre en place des stratégies efficaces pour maintenir une communication claire et régulière afin de garantir que toutes les parties travaillent ensemble de manière coordonnée.

Comment pouvez-vous, en tant qu’assistant de direction, éviter d’autres perturbations et travailler en tandem avec votre chef pour atteindre vos objectifs ?

Dans cet article de blog, nous allons couvrir les 3 étapes que vous devez suivre pour être sur la même longueur d’onde que votre patron.

1. Communication verbale avec votre patron

Vous devez amener votre exécutif à réaliser l’importance de consacrer du temps à communiquer verbalement les détails en cours avec vous. Vous faites cela en partageant les nombreux avantages qu’il ou elle gagnera.

Nous savons tous que pendant les périodes très chargées, les choses évoluent rapidement. Les décisions sont prises sur-le-champ, et elles sont également modifiées sur-le-champ. Les informations sont rapidement recueillies et doivent être transmises. Les émotions sont donc fortes et peuvent avoir un impact sur les actions et les décisions. Il y a donc une réelle complexité et du stress dans ces processus de transmissions de l’information.

Envoyer des SMS, des messages instantanés ou des e-mails ne sont généralement pas suffisants. Malheureusement, les messages texte sont souvent incomplets, dénués d’émotions et peuvent être laissés à l’interprétation puisqu’ils ne transmettent pas la totalité de l’information (posture, ton de la voix, souffle…).

Cependant, lorsque vous pouvez vous discuter face à face ou même par vidéo, cela améliore énormément l’efficacité de la communication et la transmission de l’information. Au lieu de vous demander ce que votre chef vous demande, le contexte de son ton et s’il est frustré par des problèmes de communication, vous, l’assistant, pouvez conduire la conversation et obtenir plus d’éléments.

Les caucus quotidiens sont un moyen stratégique de maximiser la disponibilité de vos dirigeants et de vous permettre d’aller de l’avant avec des projets plutôt que d’attendre le feu vert. Avant chaque caucus, vous devrez vous assurer que vous :

• Préparez votre échange verbal. Vos éléments les plus prioritaires doivent être discutés en premier. Vous ne voulez pas faire perdre le temps de votre exécutif, qui n’a généralement que peu de temps à accorder.
• Écoutez profondément votre interlocuteur.
• Répétez ce que vous pensiez avoir entendu pour obtenir plus d’informations et éviter tout malentendu.

2. Communication écrite avec votre exécutif

Il arrive que, lorsque l’on est pressé et ne prenons pas le temps de réfléchir à ce que nous devons dire ou de relire ce que nous avons écrit, de déformer un sujet, de causer incompréhensions ou pire, de créer du travail supplémentaire au destinataire qui ne comprend pas le message. Pour éviter cela, voici quelques consignes à suivre.

• Sélectionnez soigneusement les mots que vous utilisez. Un mot peut changer tout le sens de votre phrase.
• Ne pas exagérer quelque chose, tout en ne sous-estimant pas l’urgence de cette chose.

De plus, avant d’écrire votre message, réfléchissez à l’objectif de l’envoi de la communication. Avez-vous besoin d’attirer l’attention immédiate de votre dirigeant ? Êtes-vous en train de confirmer quelque chose avec votre dirigeant ? S’agit-il d’informations urgentes ?

Pour atteindre efficacement chaque objectif ci-dessus, il est recommandé d’utiliser des mots tels que “Urgent”, “Important”, ou “Prioritaire”.

Assurez-vous simplement que votre dirigeant est conscient et approuve le processus afin qu’il n’y ait pas de ton perçu comme impoli ou pressant.

3. Définir les attentes des dirigeants

En tant qu’assistant, qu’attendez-vous de votre dirigeant pour pouvoir fonctionner de manière optimale lors de situations uniques ? Réfléchissez beaucoup à cet aspect, car il posera les bases de l’étape suivante : communiquer vos attentes à votre dirigeant.

Lorsque vous communiquez vos attentes, cela ouvre la discussion sur les processus et la façon d’être efficace. C’est le moment de :

• Évaluer les processus que vous devez maintenir en place, tels que votre point quotidien.
• Déterminer quels processus ou habitudes peuvent être abandonnés (au moins pour le moment).
• Créer de nouveaux processus pour répondre aux besoins actuels.
• Rationalisez les processus existants.

Après avoir discuté de ce qui précède, il est temps de prioriser. Il y a de nombreux éléments en mouvement et ils peuvent arriver plus rapidement que ce que vous pouvez tolérer. En demandant à votre dirigeant quels projets sont les plus urgents pour lui ou elle, vous pouvez commencer à les numéroter en conséquence et vos journées sembleront plus gérables.

Cela nous amène à notre prochain domaine – rester visible pour votre exécutif et démontrer votre valeur.

Bien que vous puissiez être autonomes et “autosuffisants”, voici 3 façons de rester en vue, pour ainsi dire, et dans l’esprit de votre exécutif :

• Envoyez à votre exécutif une mise à jour quotidienne.
• Ajoutez de la valeur en transmettant toute information pertinente que vous lisez ou voyez et qui a un impact sur votre entreprise.
• Recherchez les domaines de votre emploi où vous pouvez rationaliser les processus.

Des situations imprévisibles qui ont un impact considérable sur le lieu de travail et qui affectent la productivité et la communication se produisent tous les jours. Cependant, les bonnes compétences et le savoir-faire vous fourniront un plan de match solide pour travailler en permanence en tandem avec votre leader.

En tant qu’assistant de direction, vous êtes souvent confronté à la question de savoir quel est le meilleur type de relation à établir avec son manager ou son responsable. C’est une question importante, car la confiance est la clé d’une communication efficace et d’une collaboration réussie.

Cependant, la peur peut parfois entraver la communication, en particulier lorsque le manager est intimidant. Dans de telles situations, il est important de surmonter cette peur et d’établir une relation de confiance en communiquant ouvertement et honnêtement.

En fin de compte, une communication efficace est la pierre angulaire d’une relation de travail saine et productive entre un assistant de direction et son patron. Il est essentiel de se concentrer sur le développement d’une communication claire et ouverte, ce qui aidera à établir une relation de confiance durable et à renforcer la collaboration.

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