Comment améliorer son organisation avec son directeur ?
Le bon fonctionnement du binôme avec votre directeur / directrice est une des clés d’efficacité majeures dans votre poste. Cela passe par une bonne organisation entre vous deux. Voici donc quelques pistes pour y contribuer.
Les rendez-vous du matin
Nous vous conseillons chaque matin d’établir avec votre directeur / directrice ou supérieur(e) une petite réunion pour préparer toutes les activités de la journée à venir : le courrier, les appels, les rendez-vous, les dossiers en attente ou à traiter… tout doit être abordé afin de ne rien oublier.
Les instructions pour la journée doivent être fixées à ce moment-là afin que tout se déroule sans anicroche.
Être en copie des mails
Pour gagner en efficacité dans votre travail, demandez d’être en copie des mails qui concernent les dossiers sur lesquels vous travaillez ou que vous suivez.
Vous bénéficierez ainsi de l’ensemble des informations nécessaires pour traiter convenablement la suite : les réunions à préparer, les appels à effectuer, l’avancement des dossiers.
Établir un agenda électronique partagé
Pour être le plus efficace possible en tant que secrétaire médicale, assistante juridique, assistante manager ou encore assistante architecte, il est primordial pour vous d’avoir la même information que votre N+1. Cela va vous vous permettre entre autres de mettre à jour tous ses rendez-vous, actualiser ses différents contacts, gérer et optimiser son emploi du temps….
Mettre en place le parapheur/organisateur
Un des derniers conseils que l’on puisse vous donner est de travailler avec un parapheur ou un classeur de documents pour faciliter le quotidien de votre supérieur(e). Ainsi, la veille au soir ou tôt le matin, n’hésitez pas à déposer sur son bureau ce parapheur avec les dossiers en attente, les documents dont il aura besoin pour ses rendez-vous de la journée, les devis et autres papiers administratifs qu’il doit signer. Essayez de ranger le tout par ordre chronologique, dans un souci de détails.
De la sorte, votre supérieur(e) gagnera un temps précieux, temps qu’il / elle pourra allouer à des actions dont il / elle a la charge.
Le soir même, demandez-lui de vous retourner le parapheur annoté de ses indications et consignes pour chaque onglet : faire des copies, renvoyer un document signé, avancer sur un dossier, etc..
Si vous souhaitez bénéficier de plus amples renseignements sur le sujet, n’hésitez pas à nous joindre directement, nous pourrons répondre à l’ensemble de vos interrogations.
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