Pourquoi devenir secrétaire de direction ? 3 principales raisons

Les secrétaires de direction, également appelés adjoints de direction, sont des professionnels de l’administration dont le rôle principal est de fournir un soutien administratif à leurs cadres.

Leur quotidien s’articule autour de :

• la création de rapports et de présentations,
• l’envoi et de la réponse aux interlocuteurs,
• la recherche et de la compilation d’informations pertinentes,
• la gestion des horaires des cadres et de l’hébergement, du transport, des réservations de restaurant et d’autres services pour les cadres qu’ils assistent.

Ils gèrent in fine toutes les tâches qui aideraient leurs cadres à faire leur travail. Les secrétaires de direction effectuent une myriade de missions et doivent donc avoir des compétences très variées.

Vous souhaitez devenir secrétaire de direction ? Effectuer une formation de secrétaire de direction n’apporte pas seulement un diplôme nécessaire pour exercer : il est également important de se former à ce métier riche et varié. Si vous avez besoin d’une raison pour envisager une carrière de secrétaire de direction, en voici trois ! 

Qu’est-ce qu’une secrétaire de direction ? 

Une secrétaire de direction, également appelée assistant(e) de direction, est une personne qui travaille comme assistante administrative pour un cadre supérieur. Véritable bras droit du patron ou du chef/responsable du département, quel que soit le type d’entreprise, il ne s’agit généralement pas d’un poste de secrétaire débutant. En règle générale, ce travail nécessitera de nombreuses années d’expérience en tant que secrétaire pour des fonctionnaires principalement de haut rang. Les fonctions d’un secrétaire de direction peuvent prolonger celles d’un secrétaire traditionnel. Bien que l’expérience puisse être un facteur contributif, certains employeurs peuvent exiger une formation pour obtenir ce poste.

Les 3 raisons de devenir secrétaire de direction

1. Travailler avec les décideurs

Les organisations commerciales d’aujourd’hui ont généralement moins de secrétaires qu’auparavant, et les secrétaires sont presque toujours réservées aux cadres moyens et supérieurs. Cependant, les secrétaires de direction sont réservés aux cadres supérieurs.

C’est la principale raison pour laquelle vous devriez envisager de devenir secrétaire de direction. Imaginez avoir un accès illimité au directeur général, au directeur financier, au directeur de l’exploitation, au directeur de l’information, au directeur du marketing ou à un autre cadre du même calibre de votre organisation. Que diriez-vous d’être secrétaire du président, ou d’un vice-président ? 

À ce niveau, vous êtes obligé d’apprendre beaucoup de choses sur l’entreprise pour laquelle vous travaillez, et tout ce que vous apprenez est également lié à des informations de haut niveau. Même si votre exécutif ne partagerait pas les tenants et les aboutissants de ses décisions avec vous, assister à des réunions de direction pour prendre des notes devrait tout de même vous aider à comprendre.

Au fil du temps, travailler avec des décideurs vous donnera de nombreuses occasions d’apprendre les ficelles du métier et la prise de décision de haut niveau.

Si vous faites attention et étudiez assidûment, votre poste de secrétaire de direction vous aidera à mieux comprendre le fonctionnement des entreprises en règle générale. C’est une connaissance inestimable et les gens vont à l’école de commerce pour apprendre ces choses-là. Vous ne le savez peut-être pas, mais toutes ces informations pourraient vous être utile un jour, que ce soit pour une promotion ou une chance d’ouvrir votre propre entreprise.

2. Apprendre à manager les collaborateurs

Les assistants de direction gèrent souvent également d’autres personnes. Ils peuvent avoir à diriger le travail d’autres secrétaires et du personnel de soutien administratif. Les secrétaires de direction peuvent même avoir à « gérer » indirectement des managers de niveau inférieur, car ils sont le point de contact entre leurs cadres et ces managers.

De plus, en tant que secrétaire de direction, vous êtes au premier rang de la façon dont un dirigeant d’entreprise gère les gens. Vous bénéficierez d’une formation pratique sur les styles, les stratégies et les techniques de leadership.

En d’autres termes, les secrétaires de direction sont dans une position unique pour apprendre non seulement la gestion pratique des affaires, mais aussi le leadership et le management.

3. Développer des compétences variées

Les secrétaires de direction font beaucoup de choses et leurs tâches varient considérablement d’un jour à l’autre et d’une secrétaire à l’autre. En effet, les cadres déterminent les tâches qu’ils souhaitent que leurs assistants accordent la priorité. 

Les secrétaires de direction font généralement ce qui suit :

• Accueillir et divertir les visiteurs
• Rencontrer des clients, des fournisseurs, des partenaires d’affaires, d’autres cadres, des secrétaires d’autres cadres
• Prendre des notes lors des réunions
• Agir comme un gardien en décidant qui leurs dirigeants doivent rencontrer
• Planifier des rendez-vous
• Organiser les plannings journaliers, hebdomadaires, mensuels et annuels
• Passer et répondre à des appels
• Rédiger, envoyer, recevoir et répondre à la correspondance commerciale
• Superviser les préparatifs de voyage
• Organiser des réunions d’affaires, des dîners, des fêtes et d’autres fonctions
• Tenir à jour leurs registres comptables et traiter les notes de frais
• Générer des rapports
• Effectuer des recherches
• Organiser et présenter les données
• Préparer des documents et des dossiers
• Résoudre les problèmes relevant de leur compétence

Ce qui précède n’est pas une liste exhaustive. Il y a beaucoup de choses que les adjoints de direction pourraient avoir à faire pour remplir leurs fonctions de soutien administratif. 

Les secrétaires de direction font beaucoup de choses et s’ennuient rarement. Leur routine quotidienne trépidante les aiguise rapidement pour devenir des professionnels hautement qualifiés qui sont de dignes assistants pour les cadres et les dirigeants d’entreprise.

Par conséquent, devenir secrétaire de direction est l’un des moyens infaillibles de développer de nombreuses compétences dans un seul emploi.

En tant que secrétaire de direction, vous développerez la diplomatie, car vous devez apprendre à refuser des réunions au nom de vos cadres sans marcher sur les pieds. Vous deviendrez également adepte de l’engagement de haut niveau, car vous parlerez quotidiennement à des clients et à d’autres cadres. Bien sûr, vous perfectionnerez également vos compétences en communication, car vous devez être en mesure de transmettre votre point de vue de manière efficace et efficiente lorsque vous rapportez à votre cadre supérieur ou en son nom.

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Une carrière de secrétaire de direction est un raccourci vers le plus haut niveau de l’entreprise. Pas en tant que cadre, oui, mais vous apprendrez comment les cadres gèrent les affaires commerciales. 

Envisagez de faire carrière en tant que secrétaire de direction si vous souhaitez :

• en apprendre davantage sur la gestion des affaires auprès de quelqu’un qui le fait déjà
• si vous souhaitez développer vos compétences et devenir un professionnel administratif accompli

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