Les avantages et inconvénients du métier de secrétaire
Travailler comme secrétaire, c’est bien plus qu’un simple emploi administratif. C’est occuper un poste central dans une entreprise, un cabinet médical ou même en freelance, avec des responsabilités clés dans la gestion des dossiers, la planification des tâches et la communication au sein d’une équipe. Ce métier est aussi varié qu’essentiel, mais il ne convient pas à tout le monde.
Avec une demande constante sur le marché et des possibilités d’évolution dans des secteurs comme la santé, le juridique ou encore la finance, ce rôle offre de nombreux avantages. Cependant, il s’accompagne aussi de défis comme la gestion de la pression, des horaires irréguliers et parfois une charge mentale importante.
Vous hésitez à vous lancer ? Cet article vous donne un aperçu complet des points positifs et des aspects négatifs de ce métier pour vous aider à faire un choix éclairé. Prêt à explorer les réalités du secrétariat et à peser le pour et le contre ? C’est parti !
Qu’est-ce qu’un(e) secrétaire ?
Le rôle d’un(e) secrétaire est de s’occuper des fonctions administratives et de tout un travail de documentation pour l’organisation (entreprise, hôpital, cabinet…). Les fonctions d’un(e) secrétaire comprennent également la prise en charge de la maintenance de tous les documents électroniques, de toutes les procédures de bureau liées à l’entreprise ainsi que des accords contractuels.
La demande pour ce poste est perpétuelle, car le ou la secrétaire s’occupe de tous les contrats formels et de nouveaux accords ou de la planification de diverses réunions et de toutes les formalités administratives d’une organisation.
Il existe différentes sous-catégories de travail de secrétariat telles que l’éducation, la médecine, la culture et le droit, etc. Les secteurs du secrétariat médical et celui du secrétariat juridique font partie de ceux qui recrutent le plus.
Bien que le travail d’une secrétaire soit complètement différent de celui de la réceptionniste, les deux jouent le rôle d’avant-poste et de façade dans n’importe quelle entreprise.
Ce que vous devez savoir sur la carrière de secrétaire
Le travail principal d’un(e) secrétaire est de maintenir le conseil d’administration sur la formulation de la stratégie, la conformité et d’agir en liaison entre la direction et les parties prenantes (clients, patients, etc.).
Leurs responsabilités professionnelles ne concernent généralement pas ces tâches :
- Conduire des réunions du conseil d’administration
- Préparer et planification de l’ordre du jour
- Élaborer de la stratégie d’entreprise
- Gérer les situations conflictuelles et les conflits d’intérêts
- Fournir des convocations au conseil d’administration
- Créer des rapports financiers
- Suivre des commandes de rendez-vous
- Fournir des suggestions sur la conduite d’une entreprise
- Assister et aider à la planification des tâches de l’équipe
- Effectuer la gestion des conformités légales de l’entreprise
Les compétences et qualité d’un(e) secrétaire :
- Avoir un intérêt pour le droit
- Avoir une approche avec et sans jugements
- Avoir un esprit analytique
- Aimer travailler en équipe
- Avoir un intérêt pour les études de cas
- Être à l’aise avec les chiffres
- Être en capacité de travailler sous pression
Les avantages du métier de secrétaire
Les avantages d’évoluer dans un poste de secrétaire sont nombeux. Nous avons sélectionné ceux qui sont à notre sens les plus importants.
1. Pas de stress
En ce qui concerne le travail de secrétaire, il n’y a pas de stress lié aux délais ou de réponse aux exigences. Même si ce rôle a un important travail administratif à appliquer, il n’a p rien à faire dans le délai imparti.
Faire face à beaucoup de stress au travail est devenu courant dans la vie professionnelle, ce qui nous amène à faire face à des problèmes de santé ou à de l’insatisfaction au travail.
On peut facilement faire confiance à un(e) secrétaire, car il n’y a aucune sorte de stress particulier à part gérer son travail de bureau au jour le jour en s’assurant que les choses se passent bien.
C’est un énorme avantage d’occuper un poste de secrétaire et d’assistant(e) d’être sans stress la plupart du temps.
2. Des horaires de travail flexibles
En ce qui concerne les heures de travail, le travail de secrétaire est une bonne option car il s’adapte aux horaires de travail traditionnels et a également des horaires de travail flexibles.
Les heures de travail peu fiables sont une préoccupation majeure pour de nombreux demandeurs d’emploi, ce qui est un problème pour tous les employés et salariés, car tout un chacun souhaite atteindre l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Et c’est une énorme préoccupation pour les personnes qui ont besoin de plus de temps pour leur vie personnelle mais qui souhaitent en même temps s’épanouir dans leur vie professionnelle.
Le rôle de secrétaire est très fiable dans les horaires de travail et aucune heure supplémentaire n’est requise à moins qu’elle soit nécessaire.
3. Une grande responsabilité
Tout demandeur d’emploi aspire généralement à un travail responsable qui a une bonne réputation dans son environnement, à l’instar des postes dans le domaine du secrétariat, qui prennent soin du fonctionnement global de l’entreprise. Les secrétaires ont de nombreuses occasions de s’approprier leur poste et d’effectuer des tâches qui contribuent au bon fonctionnement de l’organisation.
Vous serez en mesure de décider des emplois du temps des collaborateurs, des nouveaux accords ou contrats signés dans votre bureau ou encore de régler de nouvelles procédures.
Par conséquent, les personnes qui aiment prendre en charge et gérer leur environnement de travail peuvent considérer évoluer dans un poste de secrétariat au cours de leur carrière professionnelle.
4. Pas seulement de la paperasse
Il y a une fausse idée selon laquelle le travail de secrétariat implique beaucoup de paperasse, ce qui implique d’énormes heures de dactylographie et de longs documents à lire et rédiger. Mais la réalité est tout autre : avec les technologies, le travail de secrétariat s’améliore à un stade où les secrétaires ne traitent que des données matérielles et logicielles qui sont stockées sous forme de documents électroniques.
L’environnement de travail des secrétaires s’est grandement amélioré avec le temps et celles et ceux qui occupent ces postes sont reliés par des réseaux locaux leur donnant accès à tous les documents organisationnels importants et pertinents. Les postes de travail ont été digitalisés grâce aux avancées technologiques récentes, où toute la paperasserie est désormais dans les ordinateurs sous forme de données et exploitée électroniquement.
5. Plus grande satisfaction au travail
La satisfaction au travail est primordiale, et ce quel que soit le type de travail. En ce qui concerne le travail de secrétariat, vous devez avoir de bonnes compétences en matière de prise de décision, ce qui est essentiel pour s’épanouir dans ce rôle. Et celui-ci vous conférera une position plus autoritaire qui vous donnera de l’espace et des opportunités pour mettre en œuvre vos idées et faire part de vos opinions à la direction.
Le travail d’un(e) secrétaire présente l’avantage de rencontrer et d’interagir avec la direction assez tôt dans votre carrière. Par conséquent, cela donne une bonne satisfaction au travail et, bien sûr, une reconnaissance dans l’organisation dans laquelle vous évoluez.
6. De meilleures interactions avec les supérieurs
L’interaction avec les responsables est l’un des avantages d’être secrétaire. Ceci, à son tour, augmentera le respect parmi les autres collègues et ajoutera de la valeur à votre réputation. Vous pouvez en apprendre beaucoup sur l’industrie tout en interagissant avec la direction, ce qui peut vous aider à évoluer dans l’entreprise.
Il existe différents niveaux d’emplois de secrétariat et les rôles et responsabilités des secrétaires varient en conséquence. Par exemple, les secrétaires de direction ont un rôle majeur à jouer auprès des directeurs de l’exploitation et ont de nombreuses responsabilités supplémentaires, ce qui est d’autant plus intéressant.
Les Inconvénients du métier de secrétaire
Bien que nous pensions qu’il existe plus d’avantages que d’inconvénients dans le poste de secrétaire, voici une liste des principaux inconvénients de ce corps de métier.
1. L’échelle salariale n’est pas à la hauteur
L’inconvénient le plus courant à propos du travail de secrétaire est l’échelle salariale. Même s’il y a beaucoup de hausses ou de passage à des postes plus élevés, les salaires des secrétaires débutant(e)s et juniors ne sont pas très élevés. Il y a cependant une amélioration constante de l’échelle salariale : il faut donc s’armer d’un peu de patience pour voir son salaire évoluer au cours du temps !
Vous devez faire vos preuves pour que vos efforts soient reconnus et que vous créiez cette importance dans l’entreprise ou la structure dans laquelle vous travaillez pour voir votre fiche de paie croître avec le temps.
2. Image du poste de secrétaire
Le poste de secrétaire existe depuis un bon moment et il y a une idée répandue selon laquelle les secrétaires sont mal traitées pendant le travail, car cela nécessite de rester très souvent avec les responsables ou la direction. Ceci est bien évidemment faux et plutôt rare, car le métier de secrétaire à évolué au cours du temps et c’est un métier indispensable qui jouit d’une réelle reconnaissance.
En tant que secrétaire de direction par exemple, vous pourriez vous retrouver lors de nombreux déplacements avec vos responsables à divers endroits, ce qui ajoute en effet au problème d’image auquel beaucoup sont confronté(e)s. Cette mauvaise image a poussé les demandeurs d’emploi à restreindre leur candidature à ce poste.
3. Pas d’évolution de carrière
La croissance de carrière est un aspect très important à considérer pour toutes sortes d’emplois. Et les gens supposent que le secrétariat est un travail de routine consistant uniquement à traiter la paperasserie et le processus de documentation, et qui n’a aucune portée d’amélioration dans l’aspect carrière. Il n’y a nulle part où aller après être secrétaire et donc rien à attendre en termes de promotion. Ceci n’est pas vrai dans la mesure où un(e) secrétaire expérimenté sera très demandé, et peut tout à fait devenir le bras droit d’un chef d’entreprise ou patron d’une multinationale.
4. Beaucoup de paperasse
Les gens comparent toujours les rôles de secrétaire à un rôle qui consiste uniquement à taper un grand nombre de documents toute la journée et n’a aucune portée de développement, à cause d’un travail confiné à la documentation.
Beaucoup pensent également que ce rôle n’implique que la paperasserie et la rédaction de bulletins d’information pour l’organisation. En raison du travail de dactylographie, beaucoup ont de mauvais préjugés sur ce travail. Cela a empêché de nombreuses personnes d’accepter le poste de secrétaire. Et c’est dommage, car les secrétaire ne se content pas uniquement de ces missions et aux activités dactylographiques, bien qu’elles en fassent partie !
6. La technologie prend le dessus
Avec l’avènement récent de la technologie, de nombreux rôles professionnels ont été remplacés par des innovations technologiques. Et certainement, de nombreux processus ont été automatisés pour s’assurer de limiter les erreurs humaines.
La planification d’une réunion peut par exemple être automatisée à l’aide de n’importe quel logiciel, les données peuvent être stockées dans une application logicielle et les accords de licence sont directement introduits dans le système, ce qui réduit le rôle de secrétaire. Ce n’est pourtant pas un inconvénient, puisque ces systèmes automatisés permettent aux secrétaires de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutées et plus enrichissantes. L’importance du rôle de secrétaire ne se réduit pas à alimenter les données dans un système informatique et laisser le système prendre le relais.
Chaque poste comporte de nombreuses avancées et innovations technologiques. Ni l’avancement ni l’ensemble de compétences obsolètes ne peuvent réduire complètement un poste. Il appartient au demandeur d’emploi de suivre le rythme des progrès technologiques et d’évoluer avec ces avancées.
Il peut y avoir peu de changements dans ce poste et cela ne peut pas supprimer complètement le travail de secrétaire. Tout emploi a ses avantages et ses inconvénients, c’est le demandeur d’emploi qui doit développer ses compétences dans le métier malgré les difficultés et challenges rencontrés. Il y aura toujours une forte demande pour le rôle de secrétaire parallèlement à la croissance technologique, et c’est pourquoi il est aujourd’hui toujours très intéressant de se former aux métiers du secrétariat.
Les Inconvénients du métier de secrétaire
Bien que nous pensions qu’il existe plus d’avantages que d’inconvénients dans le poste de secrétaire, voici une liste des principaux inconvénients de ce corps de métier.
1. L’échelle salariale n’est pas à la hauteur
L’inconvénient le plus courant à propos du travail de secrétaire est l’échelle salariale. Même s’il y a beaucoup de hausses ou de passage à des postes plus élevés, les salaires des secrétaires débutant(e)s et juniors ne sont pas très élevés. Il y a cependant une amélioration constante de l’échelle salariale : il faut donc s’armer d’un peu de patience pour voir son salaire évoluer au cours du temps !
Vous devez faire vos preuves pour que vos efforts soient reconnus et que vous créiez cette importance dans l’entreprise ou la structure dans laquelle vous travaillez pour voir votre fiche de paie croître avec le temps.
2. Image du poste de secrétaire
Le poste de secrétaire existe depuis un bon moment et il y a une idée répandue selon laquelle les secrétaires sont mal traitées pendant le travail, car cela nécessite de rester très souvent avec les responsables ou la direction. Ceci est bien évidemment faux et plutôt rare, car le métier de secrétaire à évolué au cours du temps et c’est un métier indispensable qui jouit d’une réelle reconnaissance.
En tant que secrétaire de direction par exemple, vous pourriez vous retrouver lors de nombreux déplacements avec vos responsables à divers endroits, ce qui ajoute en effet au problème d’image auquel beaucoup sont confronté(e)s. Cette mauvaise image a poussé les demandeurs d’emploi à restreindre leur candidature à ce poste.
3. Pas d’évolution de carrière
La croissance de carrière est un aspect très important à considérer pour toutes sortes d’emplois. Et les gens supposent que le secrétariat est un travail de routine consistant uniquement à traiter la paperasserie et le processus de documentation, et qui n’a aucune portée d’amélioration dans l’aspect carrière. Il n’y a nulle part où aller après être secrétaire et donc rien à attendre en termes de promotion. Ceci n’est pas vrai dans la mesure où un(e) secrétaire expérimenté sera très demandé, et peut tout à fait devenir le bras droit d’un chef d’entreprise ou patron d’une multinationale.
4. Beaucoup de paperasse
Les gens comparent toujours les rôles de secrétaire à un rôle qui consiste uniquement à taper un grand nombre de documents toute la journée et n’a aucune portée de développement, à cause d’un travail confiné à la documentation.
Beaucoup pensent également que ce rôle n’implique que la paperasserie et la rédaction de bulletins d’information pour l’organisation. En raison du travail de dactylographie, beaucoup ont de mauvais préjugés sur ce travail. Cela a empêché de nombreuses personnes d’accepter le poste de secrétaire. Et c’est dommage, car les secrétaire ne se content pas uniquement de ces missions et aux activités dactylographiques, bien qu’elles en fassent partie !
6. La technologie prend le dessus
Avec l’avènement récent de la technologie, de nombreux rôles professionnels ont été remplacés par des innovations technologiques. Et certainement, de nombreux processus ont été automatisés pour s’assurer de limiter les erreurs humaines.
La planification d’une réunion peut par exemple être automatisée à l’aide de n’importe quel logiciel, les données peuvent être stockées dans une application logicielle et les accords de licence sont directement introduits dans le système, ce qui réduit le rôle de secrétaire. Ce n’est pourtant pas un inconvénient, puisque ces systèmes automatisés permettent aux secrétaires de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutées et plus enrichissantes. L’importance du rôle de secrétaire ne se réduit pas à alimenter les données dans un système informatique et laisser le système prendre le relais.
Chaque poste comporte de nombreuses avancées et innovations technologiques. Ni l’avancement ni l’ensemble de compétences obsolètes ne peuvent réduire complètement un poste. Il appartient au demandeur d’emploi de suivre le rythme des progrès technologiques et d’évoluer avec ces avancées.
Il peut y avoir peu de changements dans ce poste et cela ne peut pas supprimer complètement le travail de secrétaire. Tout emploi a ses avantages et ses inconvénients, c’est le demandeur d’emploi qui doit développer ses compétences dans le métier malgré les difficultés et challenges rencontrés. Il y aura toujours une forte demande pour le rôle de secrétaire parallèlement à la croissance technologique, et c’est pourquoi il est aujourd’hui toujours très intéressant de se former aux métiers du secrétariat.
Quelles études pour devenir secrétaire ?
Si vous souhaitez vous former à un poste de secrétaire juridique, de secrétaire médicale ou de secrétaire de direction, ESAS Formation propose des cursus de niveau Bac d’un an seulement 100% gratuites et avec un salaire vous permettant d’exercer rapidement dans un secteur porteur et avec de nombreuses opportunités professionnelles, aussi bien en tant qu’indépendant (à votre compte) qu’en tant que salarié (au compte de l’employeur).
Vous souhaitez commencer une formation dans le secrétariat ou l’assistanat ? Découvrez nos formations en Alternance à Paris :
