Les outils indispensables pour faciliter votre travail d’assistante

Les outils de collaboration et de partage

Les principales missions de la secrétaire médical(e) et tâches de l’assistant(e) juridique consistent à organiser les temps de travail. Mais inutile de compter sur votre mémoire d’éléphant ! Les outils de collaboration en ligne sont très utiles pour compiler certaines informations ou disponibilités.

Les mises à jour sont instantanées, les informations circulent plus rapidement et les écritures ne sont plus à soigner. Un coup d’œil suffira à votre N+1 pour connaître vos tâches de la journée, le rappel de ses rendez-vous, les deadlines à ne pas oublier…

Asana, par exemple, est une plateforme collaborative qui permet de suivre les tâches et les projets en équipe. Cet outil facilite la communication entre collègues et optimise la gestion des plannings. De même, Google Workspace et Microsoft Office intègrent des fonctionnalités avancées pour le partage de documents et la gestion des agendas.

Conserver et partager les fichiers avec Dropbox ou Drive

Avec des solutions comme Dropbox ou Google Drive, vous pouvez conserver, partager et modifier des fichiers en temps réel. Plus besoin d’imprimer des dossiers interminables, tout est accessible en ligne, sécurisé et modifiable à distance. Ces outils de productivité sont particulièrement utiles dans un bureau à domicile ou pour la collaboration à distance.

Gérer les tâches avec Trello

Comment suivre l’avancement des projets et organiser efficacement son travail ? Trello est un outil de gestion qui facilite la planification des tâches à travers des tableaux personnalisables. Un rapide coup d’œil permet de prioriser les actions et de suivre les échéances.

Cet outil s’intègre avec Google Agenda et envoie des alertes par mail pour éviter les oublis. Un gain de temps considérable pour toute assistante administrative ou office manager qui jongle avec plusieurs missions.

Organiser les réunions avec Doodle

En entreprise, la gestion des réunions peut vite devenir un casse-tête. Doodle permet de planifier un événement, d’inviter les participant·es et de coordonner les disponibilités en quelques clics. Cet outil indispensable simplifie l’organisation en affichant directement les créneaux disponibles.

Idéal pour les professionnel·les qui travaillent sur plusieurs sites ou en télétravail, Doodle évite les échanges interminables de mails et d’appels pour fixer un rendez-vous.

La suite Office

… ou tout autre logiciel de bureautique. Car si autrefois les secrétaires écrivaient sur une machine à écrire, c’est aujourd’hui l’ordinateur qui l’a remplacée. Une maîtrise complète de la suite Office est indispensable aux métiers de secrétaire et d’assistant(e).

• Word est utilisé pour le traitement de texte,
• Excel est un tableur,
• Outlook permet de gérer le courriel, les tâches, le carnet d’adresses et le calendrier,
• PowerPoint aide à la mise en forme vos présentations,
• OneNote est indissociable de vos futures prise de notes.

N’oubliez pas d’approfondir les fonctionnalités de chaque logiciel et de trouver une routine pérenne. Ils deviendront vos alliés lors de vos activités quotidiennes. Ne négligez pas la possibilité d’élargir votre vocabulaire avec Word, de programmer des réponses automatiques sur Outlook ou de prendre des notes liées à vos recherches internet avec OneNote…

Pour devenir une secrétaire efficace et organisée, misez sur des logiciels adaptés. Ils vous permettront de gagner en productivité tout en soulageant votre esprit des impératifs de la journée. L’ère digitale a changé la façon d’aborder le travail. Mais ces changements vous demandent surtout de vous adapter rapidement.

Outils de gestion des communications : Slack et Teams

En plus des outils traditionnels, de plus en plus d’entreprises adoptent des plateformes de communication comme Slack et Microsoft Teams. Ces outils permettent de centraliser toutes les communications internes au sein de l’entreprise, facilitant les échanges d’informations en temps réel. Que vous soyez en télétravail ou sur place, ces plateformes simplifient la gestion des projets en groupe et permettent d’éviter les longs échanges de mails grâce à leur système de messagerie instantanée. Ils s’intègrent parfaitement avec les autres outils mentionnés (comme Trello ou Google Drive), rendant votre travail encore plus fluide.

Quel équipement pour bien débuter ?

Que vous travailliez en entreprise ou en activité indépendante, un bon environnement de travail est essentiel. Un ordinateur portable performant, une bonne connexion internet et des outils numériques adaptés sont les bases d’une organisation efficace.

Certains outils proposent une version gratuite pour démarrer, comme Google Meet pour la visioconférence, Canva pour créer des supports visuels ou encore Evernote pour la prise de notes. Pour un travail en toute sérénité, pensez aussi à optimiser la sécurité des données avec des solutions fiables.

Vous souhaitez commencer une formation dans le secrétariat ou l’assistanat ?

Découvrez nos formations en Alternance à Paris :

• Secrétaire Médical(e) en alternance (1 an)
• Secrétaire / Assistante Juridique en alternance (1 an)
• Assistant(e) de direction en alternance (1 an)