L’atout clé d’une assistante de direction : savoir dire non
En tant qu’assistante de direction, si vous ne savez pas dire non, vous pouvez facilement vous retrouver en surcharge de travail en effectuant des tâches qui ne font pas forcément partie de votre fiche de poste. Savoir dire non à son directeur est partie intégrante de votre métier.
Mais comment savoir dire non sans se montrer indisponible aux autres ?
Connaître ses besoins
Dans un premier temps, il est important que vous clarifiiez vos objectifs et priorités avec votre manager. Soyez clair et précis pour argumenter facilement avec vos interlocuteurs et dire non avec des éléments concrets. Cette étape est essentielle pour une gestion optimale des sollicitations et des urgences.
Comprendre les besoins de votre interlocuteur
Pour savoir dire non, il va falloir que vous pratiquiez l’écoute active avec votre interlocuteur. N’hésitez pas à demander à ce dernier de reformuler ou à le questionner afin d’affiner ce que l’on vous demande.
En tant qu’assistante, votre travail n’est pas d’être tout le temps dans l’ultra réactivité. Vous devez parfaitement comprendre les intentions de votre supérieur afin de ne pas vous disperser et de perdre du temps dans la réalisation de tâches chronophages.
Construire votre réponse
Dès lors que vous avez assez de données à votre disposition, vous pouvez commencer à communiquer. «J’ai bien saisi la teneur de votre demande, néanmoins j’ai une priorité que je ne peux reporter. Je vous propose par conséquent… ». Vous êtes en mesure de dire non avec des arguments en proposant des solutions alternatives et en préservant la relation avec votre supérieur.
Ce procédé organisationnel requiert de l’entraînement, car les deux premières étapes ne sont pas évidentes à maîtriser.
Il nécessite une gestion de son emploi du temps et de ses priorités qui ne s’acquiert qu’au fil du temps.
Il est rare que nous prenions la peine d’écouter activement. Nous ne reformulons pas toujours et nous omettons de questionner alors que tout n’est pas forcément évident. Savoir écouter, reformuler ou questionner sont d’excellents moyens pour gagner confiance en vous et en crédibilité. Tous les ingrédients nécessaires pour savoir dire non à votre directeur.
Que vous soyez assistante juridique, assistante médicale, assistante de direction ou assistante-manager, n’hésitez pas à reproduire ces recommandations au quotidien.
